TIETOSUOJASELOSTE / REKISTERISELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Lopen Voima ja Kunto team ry
Y-tunnus: 1858563-3
Osoite: Viertotie 1 LH 3, 12700 Loppi
Sähköposti: lopenvoimajakunto@gmail.com
Puhelin: 045 7837 9690

2. Rekisterin nimi

Lopen Voima ja Kunto team ry:n jäsenrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitämiseksi ja jäsentietojen hallintaan seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsenyyksien hallinta ja jäsenmaksujen seuranta

• yhdistyksen toimintaan liittyvä viestintä

• toiminnan tilastointi ja raportointi

• kulunhallinnan ja kulkuoikeuksien hallinta yhdistyksen tiloihin sähköisen kulkuavaimen (ACT365) avulla

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimus (jäsenyys)

• yhdistyslain ja muun soveltuvan lainsäädännön asettamat velvoitteet

4. Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

• etu- ja sukunimi

• kotiosoite

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• syntymävuosi

• tiedot jäsenmaksujen tilanteesta

• kulkuoikeuksiin liittyvät tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä sekä jäsenyyden aikana rekisteröidyn ilmoittamista päivityksistä.
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan tietojensa muutoksista.

6. Henkilötietojen käsittelijät, luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn suostumusta, ellei lainsäädäntö toisin edellytä.

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lisäksi sopimuksen perusteella toimivat palveluntarjoajat. Yhdistys käyttää jäsenrekisterin ylläpidossa:

• paperista jäsenrekisteriä

• Google Sheets -palvelua

• Webnode-alustaa verkkosivujen ja jäsenhakemusten käsittelyyn

• ACT365-kulunhallintajärjestelmää sähköisten kulkuavainten ja kulkuoikeuksien hallintaan

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän lukuun ja ohjeiden mukaisesti.

Käytettävien palveluntarjoajien (Google ja Webnode) yhteydessä henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tällöin tietojen siirto perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Verkossa täytetyn jäsenhakemuksen tiedot poistetaan, kun hakemus on käsitelty.

Jäsenten henkilötietoja säilytetään ja ylläpidetään jäsenrekisterissä koko jäsenyyden ajan.

Kirjalliset tai digitaaliset jäsenrekisterin tiedot hävitetään viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua jäsenyyden päättymisestä, ellei jäsenmaksuja ole maksamatta tai tietojen säilyttämiselle ole muuta lakisääteistä tai perusteltua syytä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään huolellisesti ja asianmukaisesti suojattuina.
Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Digitaalisiin tietoihin on pääsy vain yhdistyksen hallituksen erikseen määrittämillä henkilöillä henkilökohtaisilla tunnuksilla.

9. Tietojen antamisen pakollisuus

Jäsenyyden edellyttämät henkilötiedot ovat välttämättömiä jäsenyyden käsittelemiseksi ja ylläpitämiseksi.
Mikäli vaadittuja henkilötietoja ei anneta, jäsenyyttä ei voida myöntää tai ylläpitää.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot

• pyytää virheellisten tietojen oikaisua

• pyytää tietojensa poistamista lain sallimissa rajoissa

• rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

• saada itseään koskevat tiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle soveltuvin osin

• tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (www.tietosuoja.fi)

Oikeus tietojen poistamiseen ei koske tilanteita, joissa tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

11. Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

12. Evästeet

Verkkosivustomme käyttää evästeitä sivuston toimivuuden varmistamiseksi ja analytiikan keräämiseksi.
Käyttäjällä on mahdollisuus hyväksyä tai estää ei-välttämättömät evästeet Webnoden evästebannerin kautta.
Lisätietoja evästeiden tyypeistä ja hallinnasta löytyy Webnoden ohjeista.

13. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa

Kaikki rekisteriin ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät pyynnöt tulee osoittaa yhdistyksen hallitukselle sähköpostitse tai kirjallisesti.